オンラインブレーンストーミング価値を生むWeb会議テレワーク生産性向上！Zoomホワイトボードの簡単な方法

　オンラインでブレーンストーミングする一番簡単な方法を解説します。Zoom純正ホワイトボードを使います。付箋紙（ポストイット）を模したカード・ブレーンストーミング技法です。この手法でコミュニケーションが大きく改善されWeb会議が効果的かつ効率的になりますので、問題解決会議が実施でき優れた価値を創造することができ、テレワーク生産性向上に役立ちます。今は技術が進歩中なので、完璧を求めず、誰もが簡単にWeb会議やオンライン研修を出来るようにすることが重要です。そうすれば、テレワークの生産性向上が向上し、withコロナ、ステイホームで国難を乗り切れます。公益性の高いノウハウ・情報なので急遽公開します。

　この記事は、経営コンサルタントの加藤昌男（中小企業診断士資格取得、日本生産性本部認定経営コンサルタント資格取得）が執筆しました。自分で研究・実践した内容で独自性が高い一次情報です。加藤が執筆した著作・論文からも多数引用しており、オリジナリティが高いです。

「ポストコロナ価値共創人事戦略｜新三方よしで業績向上と人材育成・活性化を両立」新内閣の「新しい資本主義」に対応した最新ノウハウです。ダブル・モチベーションと支援ツール群で成果を上げます。ポストコロナ、「新しい資本主義」（ステークホルダー資本主義）の成長戦略に最適です。「顧客・社会により良い価値を提供する」視点と「ダブル・モチベーション手法と実践ツール群」で支援しエンゲージメントを高めます。

１.一番簡単でシンプルな手段のメリットとデメリット

　目的は、より良いオンライン・コミュニケーションをする事です。それならば、手段は一番簡単でシンプルなものでも良いかもしれません。シンプルな手段には次のようなメリットとデメリットがあります。

（１）メリット

• シンプルなので入門しやすい（覚える事が最小限で済む）
• シンプルなのでIT技術が苦手な方でも参加しやすい
• シンプルなので効率的である（最小限の動作でコミュニケーションできる）
• シンプルなのでリスクに強い（会議中に操作で迷わない、PCのリソースを過剰に浪費しないから落ち難い）

（２）デメリット

　高機能ソフトを組み合わせる方法に比べ、次のようなデメリットがあります。

• オフラインでエクセルやワードを組み合わせる程上等では無い
• 見栄えを完璧にするなどは望めない
• 実現したい機能に対して、ある種の割り切りが必要である（今はIT技術が進歩の途中である）

２.Zoom純正ホワイトボードの強みと弱み

（１）強み

• Zoomに付属している為、他のソフトをインストール・認証など一切不要
• Zoomに付属している為、連携がスムーズ
• 直観的に操作できる（ダブルクリックすると文字が書けるなど）
• IT技術が苦手な方でも参加しやすい

（２）弱み

• 結果を画像でしか保存できない
• ミーティングが終了した後、再度ホワイトボードで作業した画面を呼び出そうと思っても、保存した画像しかないため作業再開が困難。（ミーティング終了前ならば、ホワイトボードがそのまま残っているので、作業した画面を呼び出せ作業を続けられる。）
• 画像のコピー＆ペーストが出来ない（テキストは可能）
• かゆいところに手が届くような多機能ではない
• 全員のITスキルが高い場合はものたりない

３.Web会議の生産性向上

（１）３つの会議

　会議には次の３種類があります。

• 情報伝達会議
• 意思決定会議
• 問題解決会議（創造的問題解決）

（２）生産性が高いWeb会議とは

　生産性が高いWeb会議、すなわち付加価値を生めるWeb会議は、次の２つです。従って、次の２つの会議を上手に行う事が、テレワークの生産性向上の秘訣です。

• 意思決定会議
• 問題解決会議（創造的問題解決）

（３）問題解決技法を活用する

　意思決定会議、問題解決会議（創造的問題解決）の２つは、実は経営コンサルタントの日常業務です。そこで使ってみて、実際に効果的な問題解決技法「カード・ブレーンストーミング」技法をお勧めします。

４.カード・ブレーンストーミング技法

　これは、ブレーンストーミング法とKJ法の良い所を組み合わせた技法です。カード・ブレーンストーミング技法は、会議において「アイデア出し、創造的問題解決」を容易にしてくれます。オンライン研修の場合は、素晴らしいグループ討議（アクティブラーニング、グループワーク）が出来ます。

　私が得意とする技法ですが、問題解決技法のエッセンスを投入していますので、「様々なテーマ・場面」で、効果的なWeb会議・グループ討議が可能になります。

（１）ブレーンストーミングのルール

　ブレーンストーミングは沢山の参加者に自由に考え、沢山の意見を出してもらう事が狙いです。ブレーンストーミングのルールは次の通りです。

• ブレーンストーミングでは批判厳禁です。（会議や研修の中では安心していろいろなアイデアを出して下さい。）
• 日常のしがらみから離れ、自由に発想します。（特に、オンライン研修の中では上下関係は有りません。）
• 思いついた事を、気軽にメモしてください。（熟考したり、推敲する必要はありません。）
• できるだけ沢山発想します。質より量でバラエティのある沢山のアイデアを出します。
• 他人の発言を聞いて「あ、自分も似たようなアイデアがある」と感じたら、メモしてください。後ほど発言の機会があります。
• 一つのアイデアを、一文にまとめます。（一文の中に、複数のアイデアを書いてはいけません。）

（２）ブレーンストーミングの進め方概要

　ブレーンストーミングの進め方の一例を解説します。会議や研修のねらいによって様々な進め方がありますが、典型的な進め方は次の通りです。

• 会議を民主的に運営するリーダー役と、書記役を設けます。（書記役が書く：ゲスト参加者の機能制限回避にもなる）
• 各参加者は、それぞれの意見を話します。
• ブレーンストーミングですので、その意見に対する批判は厳禁です。（ブレーンストーミングは自由に沢山の意見を出す事が大切です。）
• 書記役は、その話の内容を付箋紙の中に記入します。←ＩＴが苦手な方は喋るだけで良い。誰でもブレーンストーミングに参加できるように配慮します。
• 一人の参加者の発言が終わったら、次の方が発言します。この要領で参加者全員のアイデア（情報や意見など）が終わるまで続けます。
• 書記役は、発言を書いた付箋紙が増えてきたら、できるだけ重ならないように配置します。その際は、似たようなもの同士を配置しますが、常識程度で良いです。このアイデア創出段階で分類基準等にこだわる必要はありません。
• ブレーンストーミングが進み参加者全員の発言が終わったら、書記役はリーダーにその旨を告げます。
• リーダーは、追加のアイデアを募集するよう働きかけることで、参加者に「十二分に発言した」という満足感を味あわせてあげてください。
• 沢山の付箋紙を似た者同士で並べ直します。リーダーが司会者のようにして、「どれとどれが似ているか」という参加者の意見を聞きながら、書記役が沢山の付箋紙をマウスでつかんで、似た者同士を近くに並べます（これが分類作業になります）。
• カテゴリー名は薄緑色の付箋紙に書き、周りを線で囲みます。
• カテゴリー分けの例としては、例えば、「①自分自身、②お客様、③職場の仲間、④会社、⑤仕事内容、②会社生活、⑥上司、⑦成長、⑧・・・・・・」等です。
• カテゴリー分けは「層別分類」といって、重要な分析です。納得いくまで、何回か分類し直す必要があるかもしれません。

５.Zoom純正ホワイトボードを使い始める手順

（１）画面共有

（２）ホワイトボードを選択する

６.Zoom純正ホワイトボードの基本的操作方法

　Zoom純正ホワイトボードの基本的操作方法を、「付箋紙（ポストイット）を模したカード・ブレーンストーミング」を行う事に焦点をあてて説明します。（Zoom純正ホワイトボードの全てを説明する訳ではありません。例：お絵かきの仕方は説明しません。）

（１）「選択」メニュー

　付箋紙や図形を選択し、移動したり色を変える際に使います。（「選択」メニューが青色になっていてアクティブな状態を示しています。）

（２）「絵を描く」メニューで四角（淡い色の背景）選択

　付箋紙（ポストイット）を模した絵を書いたり、四角い枠や丸い枠などを書きます。

（３）「フォーマット」メニューで色を選択

　付箋紙（ポストイット）を模した絵の色を選択します。また、線の太さや文字色やフォントの大きさ等も指定できます。「フォーマット」メニューでは、次の選択・変更が可能です。

• 図形の色
• 線の太さ
• 文字の大きさ
• 文字のスタイル（太字：ボールド、イタリック体）

（４）絵を書いてみる（付箋紙を模した黄色い四角）

　「絵を描く」メニューで四角（淡い色の背景）を選択します。

　マウスでドラッグ（引きずる動作）すると、付箋紙を模した黄色い四角が描けます。

（５）付箋紙を選択する

　まず「選択する」動作が必要です。この点が他のソフトと違っている所で、迷いやすいです。普通に付箋紙をクリックしても選択できません。「選択する」動作は次の様にします。（２つの方法があります。）

• 選択メニューをクリックしてから、選択したい図形や文字を選ぶ。
• 選択したい図形や文字を、右クリックしながら選択する。

（６）ダブルクリックし文章を書く

　付箋紙を選択した状態で、ダブルクリックすると、下の図のように「白く反転」する個所が表れます。そこに文章を書きます。

（７）文章のフォントサイズを指定する

　文字が読みやすくなるように、フォントを２４ポイントへの大きくしてみましょう。

（８）付箋紙のサイズを変更する

　上でフォントを２４ポイントに変えた（大きくした）ため、付箋紙の形が変わってしまいました。ちょっと見栄えが良くなるように、付箋紙のサイズを変更します。選択して、○や□が表れたら変更可能です。マウスでつかんで調整します。

（９）付箋紙を移動する

　まず選択してから、付箋紙をつかんで移動します。

（１０）「消しゴム」メニュー

　「消しゴム」メニューをクリックし、付箋紙や図形に触ると、触ったものを消す事が出来ます。

（１１）「テキスト」メニュー

　「テキスト」メニューをクリックすると、テキストを入力できるようになります。（カード・ブレーンストーミングでは付箋紙にテキストを記入する場合がほとんどです。）

（１２）「スタンプ」メニュー

　「スタンプ」メニューをクリックして、スタンプを押す事が出来ます。たとえば、他の方の意見に共感した場合、「ハート」マークのスタンプを押すなどして、共感の意思を示す事が出来ます。（テーマによっては、楽しくて盛り上がるかもしれません。）

（１３）「保存」メニュー

　画像として保存可能です。PNGとPDFのフォーマットが選べます。(主催者だけ使用できる機能です。)

　パソコンのハードディスク内に保存されています。

７.Zoom純正ホワイトボードで付箋紙カード・ブレーンストーミングをする方法

　Zoomの純正ホワイトボードを使って、付箋紙を模したカード・ブレーンストーミングを行います。具体的には、次のように行います。

（１）あらかじめ付箋紙を沢山作っておく

（２）付箋紙をまとめて置く

（３）発言し文章を書き込む

（４）発言と文章記述が進む

（５）付箋紙をカテゴリー分けする（層別分類）

（６）モニター解像度の例：解像度1280×960

　モニター解像度は、解像度1280×960でテストしています。この解像度例に囚われる必要はありません。小型のノートパソコンの解像度を見やすくするため１．５倍した場合を想定しています。（1920×1080を1.5倍して、1280×720と想定。各人の設定次第ですので参考程度に。）

（７）複数のページも作れます

　複数のページを作り作業する事もできます。画面右下の「＋アイコン」をクリックするとページを追加できます。（あまり沢山ページを作るとリソースを浪費しますので配慮してください。）

８.まとめ

• Zoom純正ホワイトボードを使って付箋紙（ポストイット）を模したカード・ブレーンストーミング技法は実施可能です。特に、普及グレードのノートパソコンで実施可能にするためには、多数のソフトを同時に開くような方法は避けることが賢明です。
• 今は技術が進歩中なので、完璧を求めず実現可能性を優先し、誰もが簡単にWeb会議やオンライン研修を出来るようにすることが重要です。（「オンラインでは問題解決会議はできない」ではなく、今ある環境やリソースを前提にしてチャレンジしてみる事が大切です。）
• 問題解決会議（創造的問題解決）が実施可能になりますので、優れた価値を創造することができ、テレワークの生産性向上が向上して、withコロナ、ステイホームで国難を乗り切れます。さらに、ポストコロナ、「新しい資本主義」（ステークホルダー資本主義）の成長戦略を現実化する「時間や場所にとらわれず価値を創造する」ツールとしても効果的です。