オンラインでブレーンストーミングする一番簡単な方法を解説します。Zoom純正ホワイトボードを使います。付箋紙(ポストイット)を模したカード・ブレーンストーミング技法です。この手法でコミュニケーションが大きく改善されWeb会議が効果的かつ効率的になりますので、テレワーク生産性向上に役立ちます。今は技術が進歩中なので、完璧を求めず、誰もが簡単にWeb会議やオンライン研修を出来るようにすることが重要です。そうすれば、テレワークの生産性向上が向上し、withコロナ、ステイホームで国難を乗り切れます。公益性の高いノウハウ・情報なので急遽公開します。

 この記事は、経営コンサルタントの加藤昌男(中小企業診断士資格取得、日本生産性本部認定経営コンサルタント資格取得)が執筆しました。自分で研究・実践した内容で独自性が高い一次情報です。加藤が執筆した著作・論文からも多数引用しており、オリジナリティが高いです。

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コンサルタント加藤昌男

Contents

1.一番簡単でシンプルな手段のメリットとデメリット

 目的は、より良いオンライン・コミュニケーションをする事です。それならば、手段は一番簡単でシンプルなものでも良いかもしれません。シンプルな手段には次のようなメリットとデメリットがあります。

(1)メリット

  • シンプルなので入門しやすい(覚える事が最小限で済む)
  • シンプルなのでIT技術が苦手な方でも参加しやすい
  • シンプルなので効率的である(最小限の動作でコミュニケーションできる)
  • シンプルなのでリスクに強い(会議中に操作で迷わない、PCのリソースを過剰に浪費しないから落ち難い)

(2)デメリット

 高機能ソフトを組み合わせる方法に比べ、次のようなデメリットがあります。

  • オフラインでエクセルやワードを組み合わせる程上等では無い
  • 見栄えを完璧にするなどは望めない
  • 実現したい機能に対して、ある種の割り切りが必要である(今はIT技術が進歩の途中である)

2.Zoom純正ホワイトボードの強みと弱み

(1)強み

  • Zoomに付属している為、他のソフトをインストール・認証など一切不要
  • Zoomに付属している為、連携がスムーズ
  • 直観的に操作できる(ダブルクリックすると文字が書けるなど)
  • IT技術が苦手な方でも参加しやすい

(2)弱み

  • 結果を画像でしか保存できない
  • ミーティングが終了した後、再度ホワイトボードで作業した画面を呼び出そうと思っても、保存した画像しかないため作業再開が困難。(ミーティング終了前ならば、ホワイトボードがそのまま残っているので、作業した画面を呼び出せ作業を続けられる。)
  • 画像のコピー&ペーストが出来ない(テキストは可能)
  • かゆいところに手が届くような多機能ではない
  • 全員のITスキルが高い場合はものたりない

3.Web会議の生産性向上

(1)3つの会議

 会議には次の3種類があります。

  • 情報伝達会議
  • 意思決定会議
  • 問題解決会議(創造的問題解決)

(2)生産性が高いWeb会議とは

 生産性が高いWeb会議、すなわち付加価値を生めるWeb会議は、次の2つです。従って、次の2つの会議を上手に行う事が、テレワークの生産性向上の秘訣です。

  • 意思決定会議
  • 問題解決会議(創造的問題解決)

(3)問題解決技法を活用する

 意思決定会議、問題解決会議(創造的問題解決)の2つは、実は経営コンサルタントの日常業務です。そこで使ってみて、実際に効果的な問題解決技法「カード・ブレーンストーミング」技法をお勧めします。

4.カード・ブレーンストーミング技法

 これは、ブレーンストーミング法とKJ法の良い所を組み合わせた技法です。カード・ブレーンストーミング技法は、会議において「アイデア出し、創造的問題解決」を容易にしてくれます。オンライン研修の場合は、素晴らしいグループ討議(アクティブラーニング、グループワーク)が出来ます。

 私が得意とする技法ですが、問題解決技法のエッセンスを投入していますので、「様々なテーマ・場面」で、効果的なWeb会議・グループ討議が可能になります。

(1)ブレーンストーミングのルール

 ブレーンストーミングは沢山の参加者に自由に考え、沢山の意見を出してもらう事が狙いです。ブレーンストーミングのルールは次の通りです。

  • ブレーンストーミングでは批判厳禁です。(会議や研修の中では安心していろいろなアイデアを出して下さい。)
  • 日常のしがらみから離れ、自由に発想します。(特に、オンライン研修の中では上下関係は有りません。)
  • 思いついた事を、気軽にメモしてください。(熟考したり、推敲する必要はありません。)
  • できるだけ沢山発想します。質より量でバラエティのある沢山のアイデアを出します。
  • 他人の発言を聞いて「あ、自分も似たようなアイデアがある」と感じたら、メモしてください。後ほど発言の機会があります。
  • 一つのアイデアを、一文にまとめます。(一文の中に、複数のアイデアを書いてはいけません。)

(2)ブレーンストーミングの進め方概要

 ブレーンストーミングの進め方の一例を解説します。会議や研修のねらいによって様々な進め方がありますが、典型的な進め方は次の通りです。

  • 会議を民主的に運営するリーダー役と、書記役を設けます。
  • 各参加者は、それそれの意見を話します。
  • ブレーンストーミングですので、その意見に対する批判は厳禁です。(ブレーンストーミングは自由に沢山の意見を出す事が大切です。)
  • 書記役は、その話の内容を付箋紙の中に記入します。
  • 一人の参加者の発言が終わったら、次の方が発言します。この要領で参加者全員のアイデア(情報や意見など)が終わるまで続けます。
  • 書記役は、発言を書いた付箋紙が増えてきたら、できるだけ重ならないように配置します。その際は、似たようなもの同士を配置しますが、常識程度で良いです。このアイデア創出段階で分類基準等にこだわる必要はありません。
  • ブレーンストーミングが進み参加者全員の発言が終わったら、書記役はリーダーにその旨を告げます。
  • リーダーは、追加のアイデアを募集するよう働きかけることで、参加者に「十二分に発言した」という満足感を味あわせてあげてください。
  • 沢山の付箋紙を似た者同士で並べ直します。リーダーが司会者のようにして、「どれとどれが似ているか」という参加者の意見を聞きながら、書記役が沢山の付箋紙をマウスでつかんで、似た者同士を近くに並べます(これが分類作業になります)。
  • カテゴリー名は薄緑色の付箋紙に書き、周りを線で囲みます。
  • カテゴリー分けの例としては、例えば、「①自分自身、②お客様、③職場の仲間、④会社、⑤仕事内容、②会社生活、⑥上司、⑦成長、⑧・・・・・・」等です。
  • カテゴリー分けは「層別分類」といって、重要な分析です。納得いくまで、何回か分類し直す必要があるかもしれません。

5.Zoom純正ホワイトボードを使い始める手順

(1)画面共有

(2)ホワイトボードを選択する

6.Zoom純正ホワイトボードの基本的操作方法

 Zoom純正ホワイトボードの基本的操作方法を、「付箋紙(ポストイット)を模したカード・ブレーンストーミング」を行う事に焦点をあてて説明します。(Zoom純正ホワイトボードの全てを説明する訳ではありません。例:お絵かきの仕方は説明しません。)

(1)「選択」メニュー

 付箋紙や図形を選択し、移動したり色を変える際に使います。(「選択」メニューが青色になっていてアクティブな状態を示しています。)

(2)「絵を描く」メニューで四角(淡い色の背景)選択

 付箋紙(ポストイット)を模した絵を書いたり、四角い枠や丸い枠などを書きます。

付箋紙はここを選択付箋紙はここを選択ブルーに反転する

(3)「フォーマット」メニューで色を選択

 付箋紙(ポストイット)を模した絵の色を選択します。また、線の太さや文字色やフォントの大きさ等も指定できます。「フォーマット」メニューでは、次の選択・変更が可能です。

  • 図形の色
  • 線の太さ
  • 文字の大きさ
  • 文字のスタイル(太字:ボールド、イタリック体)

(4)絵を書いてみる(付箋紙を模した黄色い四角)

 「絵を描く」メニューで四角(淡い色の背景)を選択します。

付箋紙はここを選択ブルーに反転する

 マウスでドラッグ(引きずる動作)すると、付箋紙を模した黄色い四角が描けます。

(5)付箋紙を選択する

 まず「選択する」動作が必要です。この点が他のソフトと違っている所で、迷いやすいです。普通に付箋紙をクリックしても選択できません。「選択する」動作は次の様にします。(2つの方法があります。)

  • 選択メニューをクリックしてから、選択したい図形や文字を選ぶ。
  • 選択したい図形や文字を、右クリックしながら選択する。

(6)ダブルクリックし文章を書く

 付箋紙を選択した状態で、ダブルクリックすると、下の図のように「白く反転」する個所が表れます。そこに文章を書きます。

(7)文章のフォントサイズを指定する

 文字が読みやすくなるように、フォントを24ポイントへの大きくしてみましょう。

(8)付箋紙のサイズを変更する

 上でフォントを24ポイントに変えた(大きくした)ため、付箋紙の形が変わってしまいました。ちょっと見栄えが良くなるように、付箋紙のサイズを変更します。選択して、○や□が表れたら変更可能です。マウスでつかんで調整します。

(9)付箋紙を移動する

 まず選択してから、付箋紙をつかんで移動します。

(10)「消しゴム」メニュー

 「消しゴム」メニューをクリックし、付箋紙や図形に触ると、触ったものを消す事が出来ます。

(11)「テキスト」メニュー

 「テキスト」メニューをクリックすると、テキストを入力できるようになります。(カード・ブレーンストーミングでは付箋紙にテキストを記入する場合がほとんどです。)

(12)「スタンプ」メニュー

 「スタンプ」メニューをクリックして、スタンプを押す事が出来ます。たとえば、他の方の意見に共感した場合、「ハート」マークのスタンプを押すなどして、共感の意思を示す事が出来ます。(テーマによっては、楽しくて盛り上がるかもしれません。)

(13)「保存」メニュー

 画像として保存可能です。PNGとPDFのフォーマットが選べます。(主催者だけ使用できる機能です。)

 パソコンのハードディスク内に保存されています。

7.Zoom純正ホワイトボードで付箋紙カード・ブレーンストーミングをする方法

 Zoomの純正ホワイトボードを使って、付箋紙を模したカード・ブレーンストーミングを行います。具体的には、次のように行います。

(1)あらかじめ付箋紙を沢山作っておく

(2)付箋紙をまとめて置く

(3)発言し文章を書き込む

(4)発言と文章記述が進む

(5)付箋紙をカテゴリー分けする(層別分類)

(6)モニター解像度の例:解像度1280×960

 モニター解像度は、解像度1280×960でテストしています。この解像度例に囚われる必要はありません。小型のノートパソコンの解像度を見やすくするため1.5倍した場合を想定しています。(1920×1080を1.5倍して、1280×720と想定。各人の設定次第ですので参考程度に。)

(7)複数のページも作れます

 複数のページを作り作業する事もできます。画面右下の「+アイコン」をクリックするとページを追加できます。(あまり沢山ページを作るとリソースを浪費しますので配慮してください。)

8.まとめ

 Zoom純正ホワイトボードを使って付箋紙(ポストイット)を模したカード・ブレーンストーミング技法は実施可能。今は技術が進歩中なので、完璧を求めず、誰もが簡単にWeb会議やオンライン研修を出来るようにすることが重要です。そうすれば、テレワークの生産性向上が向上し、withコロナ、ステイホームで国難を乗り切れます。